Ruoka-apu.fi-verkkopalvelun tietosuojaseloste

Ruoka-apu.fi-palvelun tietosuojaseloste 22.3.2022 alkaen.

1. Rekisterin pitäjä

Kirkkopalvelut ry, Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää

2. Rekisterin nimi

Ruoka-apu.fi-palvelun rekisteri

3. Rekisteristä vastaavat

Ruoka-apu.fi-palvelun projektipäällikkö Reetta Nick, reetta.nick@kirkkopalvelut.fi

Kirkkopalvelut ry:n tietosuojavastaava Jukka Lappalainen, tietosuojavastaava@kirkkopalvelut.fi

4. Yleistä tietosuojaselosteesta

Kirkkopalvelut ry (jäljempänä ’Palvelun tuottaja’) on sitoutunut suojaamaan ylläpitämänsä Ruoka-apu.fi-palvelun (jäljempänä ’Palvelu’) käyttäjien (jäljempänä ’Käyttäjä’) yksityisyyttä ajantasaisen ja Palvelun tuottajaa velvoittavan lainsäädännön ja viranomaisten määräysten mukaisesti.

Käyttämällä Palvelua Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojaselosteen sisältämät ehdot (jäljempänä ’Ehdot’). Mikäli Käyttäjä ei hyväksy ehtoja, Käyttäjän tulee välittömästi lopettaa Palvelun käyttö.

Tietosuojaselostetta sovelletaan myös Palvelun oheistoiminnassa (uutiskirje, koulutukset ja muut tilaisuudet) kerätyn henkilötiedon käsittelyyn.

5. Kerättävät tiedot

5.1 Käyttäjän henkilötiedot

  • Käyttäjätilin edellyttämät rekisteröitymistiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, tehtävä organisaatiossa, arvo tai ammatti, edustettu organisaatio
  • Käyttäjän ja Palvelun tarjoajan välinen kommunikaatio: yhteydenotot, palautteet, pyynnöt, luvat, suostumukset, valtuutukset ja kiellot
  • Käyttäjän ilmoittautumis- ja tilaustiedot koskien Palvelun tuottajan muuta toimintaa (esim. uutiskirje, koulutukset ja muut tilaisuudet): ilmoittautuneen nimi-, organisaatio- ja yhteystiedot sekä muut tarkoituksenmukaiset tiedot
  • Rekisteröityneen käyttäjän organisaation tiedot: organisaation nimi, osoite, vastuuhenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti, tapahtumat kuvauksineen, joissa järjestäjänä tai kumppanina, tapahtumien tilastointi- ja raportointitiedot
  • Muut Käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

5.2 Palvelun käyttöä kuvaavat tiedot

  • tunnistetun Käyttäjän palvelun Käyttöön liittyvät tiedot kuten Palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
  • evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot kuten Käyttäjän selailema sivu, sivu, jolta Käyttäjä on siirtynyt Palveluun, päätelaitteen malli, yksilöllinen laite- tai evästetunniste, kommunikaatiokanava (pöytäkone, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto, näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
  • Palvelun käytön tuessa ja asiakaspalvelutilanteissa syntyvät tiedot
  • kaikki muu tieto, jonka Käyttäjä syöttää tai lataa Palveluun (esim. tiedot, jotka Käyttäjä syöttää verkkokaavakkeeseen tai valokuva, jonka Käyttäjä lataa Palveluun)
  • tapahtumista syntyvät tilastointi- ja raportointitiedot

6. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

Palvelun tuottaja kerää henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka voidaan jaotella seuraavasti:

  • Palvelun hallinta, toiminta, ylläpito ja parantaminen
  • Palvelun sekä siihen liittyvien tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
  • Kysymyksiin vastaaminen ja pyyntöjen toteuttaminen
  • Tiedottaminen, yhteydenpito ja muu viestintä Käyttäjän kanssa
  • Palvelun tuottajan laillisten velvollisuuksien täyttäminen
  • Palvelun raportointi- ja tilastointityöt sekä näihin liittyvä tutkimuskäyttö
  • Muut Käyttäjän valtuuttamat tarkoitukset
  • Muut soveltuvan lainsäädännön mukaiset käyttötarkoitukset

7. Rekisterin tietolähteet

Käyttäjästä kerättävien henkilötietojen pääasialliset lähteet ovat

  • Käyttäjän itse Palveluun rekisteröitymisen tai omien tietojen päivittämisen yhteydessä antamat tiedot
  • Käyttäjän itse Palvelun tapahtumailmoituksen tai tapahtumaraportoinnin yhteydessä antamat tiedot
  • Käyttäjän muut yhteydenotot Palvelun tuottajaan esimerkiksi asiakaspalvelun, sähköpostin tai verkkolomakkeen kautta.
  • näissä Ehdoissa kuvattujen tekniikoiden kautta saadut tiedot Palvelun käyttämisestä

8. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsittelevät lähtökohtaisesti Palvelun tuottajan työntekijät, joiden työtehtäviin Palvelun ylläpito ja tietojen tarkastelu perustellusti kuuluu.

Mikäli Palvelun tuottaja on ulkoistanut henkilötietojen käsittely kolmannelle taholle, Palvelun tuottaja varmistaa sopimuksellisin järjestelyin, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa lainsäädäntöä ja viranomaisten määräyksiä.

Henkilötietoja ei ole tarkoitus siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja tultaisiin myöhemmin siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Palvelun tuottaja huolehtii henkilötietojen riittävän suojan tasosta muun ohella lainsäädännön edellyttämillä sopimuksellisilla takeilla, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

9. Henkilötietojen luovuttaminen

Palvelun tuottaja ei myy, vuokraa tai luovuta Käyttäjän henkilötietoja kolmansille tahoille muissa kuin jäljempänä mainituissa tilanteissa.

  • Tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle taholle, mikäli Käyttäjä on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa.
  • Tietoja voidaan luovuttaa käyttäjän edustamalle organisaatiolle sekä tapahtumakohtaisesti muille käyttäjän ilmoittamille järjestäjille ja kumppaneille.
  • Tietoja voidaan luovuttaa erillisellä sopimuksella raportointi-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön viranomaisille ja yhteistyökumppaneille. Tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten luovutettaessa tiedot muutetaan siten, ettei yksittäinen Käyttäjä ole tunnistettavissa.
  • Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen tai muun tahon kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvan Palvelun tuottajaa velvoittavan määräyksen vuoksi.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa Palveluun liittyvän liiketoiminnan uudelleen järjestelyn kuten liiketoimintakaupan, sulautumisen tai jakautumisen yhteydessä tällaisen uudelleen järjestelyn osapuolelle tai tämän neuvonantajille.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Palvelun tuottaja käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan.

Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä, joiden työtehtäviin palvelun ylläpito ja tietojen tarkastelu perustellusti kuuluu. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti. Käyttöoikeuksien rajauskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.

Sopimuskumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

Vaikka Palvelun tuottaja tekee parhaansa suojellakseen henkilötietoja mahdollisilta riskeiltä ja paljastumisilta, täydellistä tietoturvaa on verkkoympäristössä mahdotonta luoda. Siksi Käyttäjän ei tulisi paljastaa Palvelussa mitään sellaista tietoa, mikä on erityisen arkaluonteista tai mitä ei erityisesti vaadita kyseisessä yhteydessä.

11. Henkilötietojen säilytys

Palvelun tuottaja säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä kohdassa 6 yksilöityjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti.

Mikäli Käyttäjä ei ole kirjautunut käyttäjätililleen pitkään aikaan, tyypillisesti 12 kuukauteen, Käyttäjää koskevat henkilötiedot pääasiassa poistetaan, siirretään pysyvään arkistorekisteriin tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei Käyttäjä ole enää niistä tunnistettavissa. Käyttäjä voi saada muistutusviestejä sivuston ylläpitäjiltä, mikäli ei ole kirjautunut tililleen tai tarkistanut henkilötietojaan yli 4 kuukauteen.

12. Evästeiden käyttö

Evästeet (’cookies’) ovat pieniä selaimen Käyttäjän päätelaitteelle tallentamia tiedostoja, jotka sisältävät yksilöllisen tunnisteen, joka avulla Palvelun tuottaja voi tunnistaa Käyttäjän ja laskea Palvelussa vierailleet selaimet.

Palvelun tuottaja voi kerätä Käyttäjän päätelaitetta ja Palvelun käyttöä koskevia tietoja evästeiden ja muiden tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston hyödyntämisen, avulla.

13. Kolmansien tahojen tiedonkeruu

Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Palveluun liittyviä Palvelun ulkopuolia tahoja kuten mittaus- ja seurantapalvelujen tarjoajia sekä niin sanottujen yhteisöliitännäisten, kuten Facebookin, Twitterin ja Google+:n tarjoamien liitännäispalvelujen, tarjoajia.

Koska edellä mainittujen kolmansien osapuolten palvelut perustuvat, niiltä osin kuin niitä kulloinkin tarjotaan tai hyödynnetään Palvelun yhteydessä, tiedonsiirtoon Palvelun ja kyseisen kolmannen osapuolen tarjoaman palvelun välillä, on mahdollista, että tällainen kolmas osapuoli pystyy keräämään tietoa Käyttäjästä muun ohella asentamalla evästeitä Käyttäjän päätelaitteelle.

Palvelun tuottaja pyrkii mahdollisuuksien mukaan sopimusjärjestelyin varmistumaan siitä, että tällaiset kolmannet tahot noudattavat kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista.
  • vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • estää evästeiden käyttö sivustolla evästeilmoituksen kautta ja muuttamalla selaimensa asetuksia.
  • tyhjentää evästeet selaimensa asetuksista.
  • tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle.

Tarkastusoikeutta, tiedon korjaamisoikeutta tai kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna joko sähköpostitse info@ruoka-apu.fi tai Rekisterinpitäjän osoitteeseen, tai esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palvelun tuottaja pyrkii jatkuvasti kehittämään Palvelua, mistä voi aiheutua muutostarpeita koskien Tietosuojaselostetta. Muutostarpeita voi nousta myös lainsäädännöstä ja viranomaisten määräyksistä.

Palvelun tuottajalla on oikeus muuttaa ja päivittää Ehtoja. Palvelun tuottaja kehottaa Käyttäjää tutustumaan säännöllisesti Tietosuojaselosteen ja Käyttöehtojen sisältöön.

Rekisteröitymällä palveluun ja käyttämällä Palvelua käyttäjä hyväksyy tietosuojaselosteen sisältämät ehdot. Samaten Palvelun käytön jatkaminen katsotaan muutettujen Ehtojen hyväksymiseksi. Mikäli Käyttäjä ei hyväksy ehtoja, Käyttäjän tulee välittömästi lopettaa Palvelun käyttö.

16. Yhteydenotot koskien tietosuojaa

Pyydämme Käyttäjää ensisijaisesti osoittamaan tietosuojaan liittyvät yhteydenotot sähköpostitse info@ruoka-apu.fi.

Käyttäjä voi toimittaa tietosuojaan liittyvän yhteydenoton myös osoitteeseen:

Kirkkopalvelut ry
Ruoka-apu.fi / Tietosuoja
Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää

© 2022 Kirkkopalvelut ry