Ruoka-apu.fi:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kirkkopalvelut ry, Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää

2. Rekisterin nimi

Ruoka-apu.fi:n asiakasrekisteri

3. Rekisteristä vastaavat

Ruoka-apu.fi-palvelun projektipäällikkö Reetta Nick, reetta.nick@kirkkopalvelut.fi
Kirkkopalvelut ry:n tietosuojavastaava Jukka Lappalainen, tietosuojavastaava@kirkkopalvelut.fi

4. Yleistä tietosuojaselosteesta

Kirkkopalvelut ry (jäljempänä Rekisterinpitäjä’) on sitoutunut suojaamaan ylläpitämänsä Ruoka-apu.fi-toiminnan asiakasrekisteriä (jäljempänä ’Rekisteri’) ja toimintaan osallistuvien yksityisyyttä ajantasaisen ja Rekisterinpitäjää velvoittavan lainsäädännön ja viranomaisten määräysten mukaisesti.

Rekisteröitymällä osallistujaksi Ruoka-apu.fi:n järjestämään toimintaan (jäljempänä ’Rekisteröity’) hyväksyy tämän tietosuojaselosteen sisältämät ehdot (jäljempänä ’Ehdot’). Mikäli Rekisteröity ei hyväksy ehtoja, Rekisteröidyn tulee välittömästi pyytää tietojensa poistamista Ruoka-apu.fi:n asiakasrekisteristä.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Rekisteröidyn itse antamat nimi-, ammattinimike-, organisaatio- ja yhteystiedot tapahtumaan, tilaisuuteen tai verkostoon ilmoittautumisen, osallistumisen tai tilauksen yhteydessä.
  • Kaikki muu tieto, jonka Rekisteröity syöttää tai lataa ilmoittautumisen, osallistumisen tai tilauksen yhteydessä
  • Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välinen kommunikaatio: yhteydenotot, palautteet, pyynnöt, luvat, suostumukset, valtuutukset ja kiellot
  • Rekisterinpitäjän järjestämään toimintaan osallistumiseen liittyvät tiedot
  • Muut Käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Kirkkopalvelut ry voi käyttää tietoja raportointi-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön, kyselyjen ja tiedotteiden lähettämiseen Rekisteröityneille sekä yhteydenpitoon, markkinointiin ja viestintään. Tietoja voidaan käyttää myös muihin Rekisteröityneen valtuuttamiin tarkoituksiin, Rekisterinpitäjän laillisten velvollisuuksien täyttämiseen ja muihin soveltuvan lainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Lisäksi ilmoittautumis-, osallistumis- ja tilaustietoja tilastoidaan toiminnan seuraamista ja rahoittajalle tarkoitettua raportointia varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilö hyväksyy henkilötietojen keräämisen yllä mainittuihin tarkoituksiin ja tämän Tietosuojaselosteen ehdot rekisteröityessään ja osallistuessaan Rekisterinpitäjän toimintaan.

7. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin pääasialliset tietolähteet ovat

  • Rekisteröidyn itse antamat tiedot tapahtumaan, tilaisuuteen tai verkostoon ilmoittautumisen tai osallistumisen yhteydessä
  • Rekisteröidyn itse antamat tiedot uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
  • Rekisteröidyn itse antamat tiedot kyselyyn vastaamisen yhteydessä
  • Seurantaan perustuvat tiedot osallistumisesta Rekisterinpitäjän toimintaan

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa erillisellä sopimuksella raportointi-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön viranomaisille ja yhteistyökumppaneille.

Tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten luovutettaessa tiedot muutetaan siten, ettei yksittäinen Rekisteröity ole tunnistettavissa.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen tai muun tahon kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjää velvoittavan määräyksen vuoksi.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa liiketoiminnan uudelleen järjestelyn kuten liiketoimintakaupan, sulautumisen tai jakautumisen yhteydessä tällaisen uudelleen järjestelyn osapuolelle tai tämän neuvonantajille.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään sähköisessä ympäristössä, jonne on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti.

Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on olemassa prosessi ja palautumissuunnitelma.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

Vaikka Rekisterinpitäjä tekee parhaansa suojellakseen henkilötietoja mahdollisilta riskeiltä ja paljastumisilta, täydellistä tietoturvaa on verkkoympäristössä mahdotonta luoda. Siksi Rekisteröidyn ei tulisi paljastaa mitään sellaista tietoa, mikä on erityisen arkaluonteista tai mitä ei erityisesti vaadita kyseisessä yhteydessä.

10. Rekisterin säilytys

Henkilötietoja säilytetään kohdassa 6 yksilöityihin käyttötarkoituksiin nähden tarkoituksenmukaisen ajan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Tiedot poistetaan välittömästi, mikäli henkilö itse niin pyytää.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista.
  • Vaatia Rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • Pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • Peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • Tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Rekisterinpitäjän toiminta ja tietosuojakäytännöt voivat muuttua, mistä voi aiheutua muutostarpeita koskien Tietosuojaselostetta. Muutostarpeita voi nousta myös lainsäädännöstä ja viranomaisten määräyksistä. Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan Rekisterinpitäjän toimesta.

Rekisteröitymällä käyttäjä hyväksyy tietosuojaselosteen sisältämät ehdot. Mikäli Käyttäjä ei hyväksy ehtoja, Rekisteröidyn tulee välittömästi pyytää tietojensa poistamista Rekisteristä.

13. Yhteydenotot

Pyydämme Rekisteröityä ensisijaisesti osoittamaan tietosuojaan liittyvät yhteydenotot sähköpostitse osoitteeseen info@ruoka-apu.fi.

Käyttäjä voi toimittaa tietosuojaan liittyvän yhteydenoton myös osoitteeseen:

Kirkkopalvelut ry
Ruoka-apu.fi / Tietosuoja
Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää

© 2022 Kirkkopalvelut ry